Cei 8 pasi importanti ai ciclului contabil

Atunci cand intocmesc situatiile financiare, companiile efectueaza o serie de pasi meticulosi mentionati pentru a converti datele financiare de baza in rapoarte coezive, complete si precise. Acest proces sistematic se numeste ciclu de contabilitate si ajuta la usurarea raportarii financiare pentru proprietarii de afaceri.

Iata o privire aprofundata asupra ciclului contabil, inclusiv cei opt pasi principali implicati si modul in care cel mai bun software de contabilitate poate automatiza acest proces.

Care este ciclul contabil? 

Ciclul contabil este un proces cuprinzator conceput pentru a face responsabilitatile financiare ale unei companii mai usoare pentru proprietarul, contabilul sau contabilul acesteia. Ciclul contabil descompune responsabilitatile unui contabil in opt pasi esentiali pentru a identifica, analiza si inregistra informatiile financiare. Acesta serveste ca un ghid clar pentru indeplinirea cu precizie a sarcinilor de contabilitate. 

Ciclul contabil este un proces holistic care inregistreaza tranzactiile unei afaceri de la inceput pana la sfarsit, ajutand companiile sa ramana organizate si eficiente. Ciclul incorporeaza toate conturile companiei, inclusiv conturile T, creditele, debitele, inregistrarile de jurnal, situatiile financiare si inchiderea contabila. 

Unul dintre principalele obiective ale ciclului contabil este de a se asigura ca toate finantele din perioada contabila sunt inregistrate cu acuratete si reflectate in situatii. Este ca o lista de verificare de completat cand se incheie o perioada contabila. 

O afacere poate conduce ciclul contabil lunar, trimestrial sau anual, in functie de cat de des are nevoie compania de rapoarte financiare. 

Chiar si dupa ce au ales software-ul de contabilitate potrivit pentru a automatiza pasii ciclului contabil, este totusi esential pentru proprietarii de afaceri si contabili sa cunoasca si sa inteleaga procesul.

Modificarea ciclului contabil

Companiile modifica, de asemenea, etapele ciclului contabil pentru a se potrivi modelelor lor de afaceri si procedurilor contabile. Una dintre modificarile majore este facuta in functie de tipul de metoda contabila pe care o foloseste o afacere. Companiile pot urma contabilitatea de casa sau contabilitatea de angajamente sau pot alege intre contabilitatea in partida unica si contabilitatea in partida dubla. 

Contabilitatea in partida dubla este ideala pentru companiile care creeaza toate rapoartele contabile majore, inclusiv bilantul, situatia fluxului de numerar si contul de profit si pierdere.

Stiati?

Stiati

In cazul in care va intrebati daca sa utilizati contabilitatea de numerar sau de angajamente, contabilitatea de casa este potrivita pentru liber profesionisti, intreprinderile mici si intreprinderile individuale. Dar toate companiile cu stocuri sau venituri care depasesc 1 milion USD trebuie sa urmeze metoda de angajamente.

Iata o privire in profunzime asupra celor opt pasi din ciclul contabil. Dupa ce bifati toti pasii, puteti trece la urmatoarea perioada contabila. 

1. Identificati si analizati tranzactiile din perioada contabila.

O afacere isi incepe ciclul contabil prin identificarea si culegerea detaliilor despre tranzactiile din perioada contabila. Cand identificati o tranzactie, va trebui sa determinati impactul acesteia. Tranzactiile includ cheltuieli, achizitie de active, imprumuturi, plati de datorii, datorii dobandite si venituri din vanzari. 

Luati in considerare utilizarea unui software de urmarire a chitantelor pentru a organiza corect tranzactiile si cheltuielile.

2. Inregistrati tranzactiile intr-un jurnal.

Urmatorul pas este sa va inregistrati tranzactiile financiare ca intrari de jurnal in software-ul dvs. de contabilitate sau registru. Unele companii folosesc tehnologia punctului de vanzare asociata cu cartile lor, combinand pasii unu si doi. Cu toate acestea, este esential pentru companii sa isi tina evidenta cheltuielilor. 

Tipul si metoda dvs. de contabilitate determina momentul in care identificati cheltuielile si veniturile. Pentru contabilitatea de angajamente, veti identifica tranzactiile financiare atunci cand sunt efectuate. Contabilitatea de numerar, pe de alta parte, implica cautarea tranzactiilor ori de cate ori numerarul isi schimba mainile. 

Contabilitatea in partida dubla sugereaza inregistrarea fiecarei tranzactii ca credit sau debit in jurnale separate pentru a mentine un bilant adecvat, o situatie de flux de numerar si o situatie de venit. Pe de alta parte, contabilitatea cu o singura intrare seamana mai mult cu gestionarea unui carnet de cecuri. Nu necesita mai multe intrari, ci ofera un raport de sold.

Contabilitatea este esentiala pentru toate tipurile de tranzactii. Asigurati-va ca inregistrati tranzactiile pe parcursul perioadei contabile in loc sa asteptati pana la sfarsit si sa va straduiti sa gasiti chitante si alte informatii relevante.

3. Inregistrati tranzactiile in registrul general.

Odata ce tranzactiile sunt inregistrate in jurnal, acestea sunt, de asemenea, inregistrate in registrul general. Un registru general este un aspect critic al contabilitatii, servind ca o evidenta principala a tuturor tranzactiilor financiare.

Registrul general defalca activitatile financiare ale diferitelor conturi, astfel incat sa puteti tine evidenta finantelor diferitelor conturi ale companiei. Un cont de numerar este de departe cel mai important cont dintr-un registru general, deoarece ofera o idee despre numerarul disponibil in orice moment. 

4. Calculati o balanta de verificare neajustata.

In timp ce etapele anterioare ale ciclului contabil au loc in timpul perioadei contabile, veti calcula balanta de verificare neajustata dupa incheierea perioadei si ati identificat, inregistrat si inregistrat toate tranzactiile. Balanta de verificare va ofera o idee despre soldul neajustat al fiecarui cont. Astfel de solduri sunt apoi reportate la pasul urmator pentru testare si analiza.

Crearea unui sold de verificare neajustat este cruciala pentru o afacere, deoarece ajuta la asigurarea faptului ca debitele totale sunt egale cu creditele totale din evidentele dvs. financiare. Daca nu o fac, ceva fie lipseste, fie este gresit. Acest pas identifica, in general, anomaliile, cum ar fi platile pe care ati crezut ca au fost incasate si facturile pe care credeati ca au fost compensate, dar de fapt nu au fost. 

Indiferent de scenariu, un sold de verificare neajustat afiseaza toate creditele si debitele dvs. intr-un tabel. In pasul urmator, veti investiga ce a mers prost. 

5. Analizati foaia de lucru pentru a identifica erorile.

Al cincilea pas al ciclului contabil implica analizarea foilor de lucru pentru a identifica intrarile care trebuie ajustate. Deoarece fiecare tranzactie este inregistrata ca credit sau debit, acest pas necesita asigurarea faptului ca soldul total credit si soldul debitor sunt egale.

Pe langa identificarea erorilor, acest pas ajuta la potrivirea veniturilor si cheltuielilor atunci cand se utilizeaza contabilitatea de angajamente. Orice discrepante ar trebui rezolvate prin ajustari, ceea ce se intampla in pasul urmator. 

6. Ajustati intrarile de jurnal pentru a remedia erorile.

La incheierea perioadei contabile, veti ajusta inregistrarile din jurnal pentru a remedia eventualele greseli si anomalii gasite in timpul analizei foii de lucru. Deoarece acesta este ultimul pas inainte de a crea situatii financiare, ar trebui sa verificati totul cu ajutorul unei noi balante de verificare ajustate.

7. Creati si produceti situatii financiare.

Odata ce compania a facut toate inregistrarile de ajustare, ea creeaza situatii financiare. Majoritatea companiilor creeaza bilanturi, situatii de venit si situatii de flux de numerar. 

Bilantul si contul de profit si pierdere descriu evenimente de afaceri din ultimul ciclu contabil. Majoritatea intreprinderilor produc un raport al fluxului de numerar; desi nu este obligatoriu, ajuta la proiectarea si urmarirea fluxului de numerar al afacerii dvs.

Aceste situatii financiare sunt cel mai semnificativ rezultat al ciclului contabil si sunt cruciale pentru oricine este interesat sa va compare afacerea cu altii. Ele sunt, de asemenea, foarte valoroase pentru proprietarii de afaceri. Interpretarea situatiilor financiare va ajuta sa ramaneti la curent cu finantele si sa elaborati strategii de crestere. 

8. Inchideti registrele pentru perioada contabila.

Ultimul pas din ciclul contabil este efectuarea inregistrarilor de inchidere prin finalizarea cheltuielilor, veniturilor si conturilor temporare la sfarsitul perioadei contabile. Aceasta implica inchiderea conturilor temporare, cum ar fi cheltuielile si veniturile, si transferul venitului net in conturi permanente, cum ar fi veniturile reportate. 

Dupa ce inchideti registrele, situatiile financiare realizate ofera o analiza cuprinzatoare a performantei pentru intervalul de timp. Apoi ciclul contabil incepe din nou pentru noua perioada de raportare. 

Acesta este un moment bun pentru a depune documentele si pentru a planifica urmatoarea perioada contabila. 

Stiati?

Stiati

Proprietarii de afaceri si contabilii ar trebui sa inteleaga standardele contabile, precum si ciclul contabil. Standardele de contabilitate va pot ghida pastrarea evidentelor financiare si va pot ajuta afacerea sa respecte legile statale si federale.

Perioada de timp a ciclului contabil

Perioada contabila a unei afaceri depinde de mai multi factori, inclusiv cerintele specifice de raportare si termenele limita. Multe companii le place sa isi analizeze performanta financiara in fiecare luna, in timp ce altora se concentreaza pe rapoartele trimestriale sau anuale. 

La sfarsitul perioadei contabile, companiile trebuie sa intocmeasca situatii financiare. Entitatile publice ar trebui sa respecte reglementarile si sa prezinte situatii financiare inainte de termenele specificate. 

Ciclul contabil vs. ciclul bugetar

Ciclul contabil nu este acelasi cu ciclul bugetar. In timp ce un ciclu contabil se concentreaza asupra evenimentelor dintr-o anumita perioada si se asigura ca tranzactiile financiare sunt raportate cu acuratete, un ciclu bugetar este asociat cu performanta viitoare si ajuta la planificarea tranzactiilor viitoare. 

Ciclul contabil ajuta la producerea de informatii utile pentru utilizatorii externi, cum ar fi partile interesate si investitorii, in timp ce ciclul bugetar este utilizat in mod special pentru managementul intern. 

Pastrati-va ciclul contabil pe drumul cel bun cu o lista de verificare zilnica a contabilitatii. Pasii includ reimprospatarea datelor financiare, inregistrarea platilor si clasificarea cheltuielilor.

Automatizarea ciclului contabil cu software de contabilitate

Software-ul de contabilitate ajuta la automatizarea mai multor pasi din ciclul contabil si va permite sa specificati datele ciclului, sa primiti rapoarte automat, sa identificati inexactitatile si sa reconciliati rapoartele cu usurinta. In functie de caracteristicile software-ului de contabilitate, contabilii, contabilii publici autorizati si proprietarii de afaceri nu trebuie sa intervina sau sa efectueze manual niste pasi ciclului contabil. 

Chiar daca software-ul de contabilitate lucreaza in culise pentru a indeplini sarcini critice ale ciclului de contabilitate, este totusi esential pentru proprietarii de afaceri si contabili sa inteleaga procesul si sa respecte termenele limita.