Ce este managementul flotei?

Managementul flotei este procesul prin care vehiculele unei companii sunt monitorizate si controlate, inclusiv instruirea soferilor si aplicarea politicilor. Astazi, managementul flotei implica de obicei utilizarea unui software de gestionare a flotei GPS, care utilizeaza hardware de urmarire pentru a trimite date catre managerii de flote aproape in timp real.

Daca conduceti o afacere care utilizeaza o flota de vehicule, este util sa utilizati telematice ca acestea pentru a urmari fiecare vehicul, a imbunatati siguranta soferului si a emite rapoarte de stare. Aceste solutii acorda prioritate eficientei, va ajuta sa economisiti bani si va pot mentine flota conforma cu reglementarile importante de stat si federale. 

Am creat acest ghid de cumparare pentru a va ajuta sa stiti ce sa cautati atunci cand selectati un furnizor de management al flotei GPS. Acest ghid raspunde intrebarilor frecvente asociate cu serviciile de urmarire a flotei, evidentiaza caracteristicile si costurile cheie si recomanda furnizorilor de inalta calitate pe care sa ii ia in considerare.

Ce este managementul flotei GPS?

Ganditi-va la gestionarea flotei GPS ca la o tehnologie virtuala de calatorie. In loc sa angajezi un manager care sa stea pe scaunul pasagerului si sa monitorizeze vehiculele companiei si soferii pe drum, gestionarea flotei GPS va permite sa urmariti totul, oriunde v-ati afla. Acest tip de solutie va ajuta sa va asigurati ca vehiculele functioneaza eficient si ca soferii sunt in siguranta si responsabili.

Managementul flotei GPS include atat hardware, cat si software. Hardware-ul este folosit pentru a urmari vehiculul si modul in care acesta este operat. Tipul de hardware de care va avea nevoie vehiculul dvs. va varia in functie de ceea ce doriti sa fiti monitorizat. Unele servicii ofera trackere simple, plug-and-play, care au aproximativ dimensiunea unui pachet de carti. Alte setari necesita o instalare mai avansata, care implica de obicei conectarea diferitilor senzori la centrele de informatii ale vehiculului dumneavoastra.

Vehiculul este apoi urmarit folosind un GPS. Hardware-ul trimite actualizari si date in timp real catre software, care serveste ca un hub central pentru toate informatiile despre flota dvs. Va puteti monitoriza flota de la distanta pe orice dispozitiv conectat la internet care are instalata platforma software.

Importanta managementului flotei

Tehnologia a revolutionat modul in care opereaza intreprinderile mici si gestionarea unui parc de vehicule nu face exceptie. Daca nu profitati de solutiile moderne de gestionare a flotei in operatiunile dvs. de zi cu zi, pierdeti oportunitatile de a creste eficienta companiei si de a economisi bani.

Software-ul de management al flotei nu numai ca va permite sa urmariti vehiculele si alte bunuri, dar va ajuta si cu gestionarea combustibilului, optimizarea rutei de livrare, comunicarea cu vehiculul si sofer si planificarea logistica pe termen lung.

In economia actuala, informatia este putere. Prin utilizarea software-ului de telematica, deschideti o noua usa pentru date si alte informatii despre afacerea dvs. si despre modul in care va gestionati flota de vehicule sau alte active. Cu aceste cunostinte, puteti imbunatati operatiunile.

Ce face software-ul de gestionare a flotei GPS?

Software-ul de gestionare a flotei GPS poate localiza vehicule, poate configura rute si poate oferi indicatii catre destinatiile alocate. Aceste programe ofera, de asemenea, informatii despre diagnosticarea vehiculelor, urmarirea intretinerii si comportamentele de conducere in siguranta. De exemplu, o multime de dispozitive hardware de gestionare a flotei GPS sunt echipate cu accelerometre si alti senzori, asa ca daca soferul dvs. franeaza sau accelereaza brusc, acest lucru va fi documentat in jurnalele software. Unele servicii ofera chiar si raportare privind virajele si virajele dure. Aceasta tehnologie va permite, de asemenea, sa urmariti timpul de ralanti, care este vital pentru imbunatatirea eficientei combustibilului.

Toate aceste caracteristici software se combina pentru a va oferi o platforma pentru a va monitoriza flota, a gestiona sanatatea vehiculului, a intelege obiceiurile soferilor si a urmari eficienta consumului de combustibil. Cele mai multe sisteme vin, de asemenea, cu instrumente de expediere si capabilitati de programare pentru a imbunatati fluxul de lucru. Aceste caracteristici pot spori satisfactia clientilor, de exemplu, oferind destinatarilor livrarii cu ETA mai precise. Alte functii populare includ urmarirea accidentelor, asistenta rutiera, serviciul antifurt, ceasurile de timp si urmarirea prezentei.

Cat costa gestionarea flotei GPS?

Preturile pentru serviciile de gestionare a flotei GPS pot varia foarte mult in functie de ceea ce doriti sa gestionati si urmariti si de cate vehicule aveti in flota dvs. In medie, preturile variaza de la 25 USD pe luna, pe vehicul, la 35 USD pe luna, per vehicul. 

Pe langa costurile lunare, exista adesea o taxa unica pentru hardware-ul care merge in fiecare vehicul, desi unii furnizori va permit sa inchiriati echipamentul pentru o taxa lunara suplimentara. Multi furnizori de gestionare a flotei GPS va cer sa semnati un contract de unul pana la trei ani. Cu toate acestea, unele servicii vin cu teste gratuite si garantii de rambursare a banilor, oferindu-va posibilitatea de a testa solutia inainte de a va angaja intr-un acord pe termen lung.

Alegerea software-ului de management al flotei

Pentru a alege sistemul de management al flotei GPS potrivit pentru afacerea dvs., asigurati-va mai intai ca are caracteristicile de care compania dvs. are nevoie. Majoritatea furnizorilor de management al flotei ofera o varietate de functii care vin intr-o oferta standard. Cel putin, pachetul dvs. ar trebui sa includa urmatoarele:

• Optiuni de comunicare si navigare
• Urmarirea sigurantei soferului
• Tablouri de bord care arata tendintele pentru valorile critice
• Integrare cu carduri de combustibil
• Asistenta clienti in timpul programului de lucru

Unii furnizori ofera caracteristici suplimentare care sunt fie incluse in planul lor standard, fie costa suplimentar.

Alte capacitati cheie de cautat

Solutia ideala de gestionare a flotei GPS va oferi, de asemenea, urmatoarele:

• Sisteme de alerta: aceasta inseamna ca notificarile sunt trimise prin text si e-mail atunci cand ceva nu este in regula cu vehiculele sau soferii dvs. Alegeti un furnizor care va permite sa setati alerte pentru anumite evenimente, cum ar fi daca un sofer a iesit din ruta sau se angajeaza in obiceiuri de conducere nesigure.
• Usurinta ridicata de utilizare: exista cateva aplicatii software foarte complicate, asa ca alegeti una cu un tablou de bord simplu si intuitiv. Multi furnizori ofera demonstratii personale sau virtuale, asa ca incercati sa testati sistemul inainte de a va angaja.
• Acces mobil: nu toate aplicatiile de gestionare a flotei GPS accepta utilizarea dispozitivelor mobile. Daca aveti nevoie de acces la software oricand si oriunde, asigurati-va ca este bazat pe cloud sau verificati daca exista o aplicatie pentru dispozitivul dvs. preferat.
• Asistenta extinsa pentru clienti: gasiti un furnizor care va permite sa contactati un reprezentant oricand aveti nevoie de ajutor, fie prin telefon sau prin chat live. Alte tipuri de servicii pentru clienti de cautat includ sistemele de bilete de birou de asistenta, asistenta prin e-mail, documentatie si videoclipuri cu instructiuni.

In timp ce sistemul de management al flotei pe care il alegeti ar trebui sa se potriveasca bugetului dvs., nu alegeti unul doar in functie de pret. Mai degraba, selectati solutia care va ajuta cel mai bine afacerea sa va urmareasca flota si sa reduceti costurile operationale. Daca alegeti cel mai ieftin serviciu, este posibil sa nu functioneze la fel de bine ca ofertele putin mai scumpe.

Intrebari la care trebuie sa raspundeti inainte de a cumpara servicii de gestionare a flotei GPS

In timp ce cautati un serviciu de gestionare a flotei GPS, tineti cont de aceste detalii.

1. Ce tip de vehicul si informatii despre sofer doriti sa urmariti?
2. Cate vehicule trebuie sa urmariti?
3. Cat de mult doriti sa cheltuiti pentru taxele lunare si costurile initiale?
4. Exista procese pe care le-ati putea automatiza cu privire la salarizare, jurnalele de conducere, rutarea sau programarea apelurilor?
5. Flota dumneavoastra functioneaza in cel mai ecologic mod posibil? Va va ajuta acest sistem sa continuati sa faceti acest lucru sau sa faceti imbunatatiri?
6. Va puteti baza pe angajatii dvs. sa inregistreze orele lucrate si apelurile de service indeplinite in mod consecvent si precis?
7. Ati experimentat sau va ingrijoreaza furtul de echipamente sau vehicule?
8. Cheltuiti excesiv pentru forta de munca mobila?
9. Costurile cu combustibilul pun o presiune pe rezultatul final?
10. Poate acest sistem sa rezolve problemele pe care incercati sa le rezolvati?
11.  Va imbunatati acest sistem serviciul pentru clienti?
12. De ce caracteristici aveti nevoie acum si de ce ati putea avea nevoie in viitor?
13. Ce tip de rentabilitate a investitiei veti obtine cu acest sistem?

Care sunt avantajele software-ului de management al flotei?

Iata cateva dintre beneficiile utilizarii software-ului de gestionare a flotei GPS:

• Gestionarea vehiculelor: tinand evidenta vehiculelor si a activelor dvs., puteti planifica rute mai bune si puteti optimiza performanta soferului.
• Gestionarea combustibilului: Urmarind rutele si locatiile vehiculelor, puteti obtine informatii mai detaliate despre consumul de combustibil si puteti face ajustari in consecinta. Software-ul de telematica include de obicei o caracteristica pentru gestionarea combustibilului si urmarirea consumului, care va permite sa economisiti bani si sa planificati modul in care vehiculele dvs. utilizeaza combustibilul.
• Siguranta soferului: Software-ul de gestionare a flotei GPS va permite sa urmariti si sa evaluati performanta soferului, crescand astfel siguranta flotei dvs.
• Alerte personalizate: puteti configura alerte specifice si personalizate, astfel incat sa puteti prioritiza locatiile vehiculelor, siguranta soferului si consumul de combustibil in mod constant. In plus, un astfel de software include de obicei o gama larga de alte alerte pe care le puteti configura pentru a optimiza gestionarea flotei dumneavoastra.
• Conformitate cu reglementarile: Companiile de gestionare a flotei GPS va ofera indrumarile si instrumentele pentru a respecta reglementarile statale si federale privind flotele de vehicule, cum ar fi regulile pentru dispozitivele de inregistrare electronica, Acordul international privind taxele pe combustibil, regulamentele privind orele de serviciu si rapoartele de inspectie a vehiculelor pentru sofer. Lucrand cu acesti furnizori, va puteti asigura ca respectati regulile si reglementarile relevante.

Care sunt dezavantajele utilizarii software-ului de gestionare a flotei GPS?

In ciuda tuturor beneficiilor de mai sus, exista cateva dezavantaje ale software-ului de gestionare a flotei GPS:

• Impact potential asupra moralului angajatilor: Implementarea acestui software poate duce la respingerea angajatilor. Este posibil ca soferii sa nu doreasca sa fie monitorizati si ar putea vedea decizia de a utiliza sistemele de management al flotei GPS ca un semn ca angajatorul lor nu are incredere in ei si o incalcare a confidentialitatii angajatilor. Daca decideti sa utilizati o solutie de urmarire, luati in considerare modul in care intentionati sa va informati angajatii. Cel mai bun lucru pe care il poti face ca proprietar de afaceri este sa explici ratiunea si logica din spatele deciziei. De asemenea, fiti transparenti cu privire la ceea ce face software-ul, pentru ca acestia sa fie clari cu privire la exact ce este monitorizat si cum – si cum pot beneficia, cum ar fi recompensele pentru conducerea in siguranta.
• Cost aditional. In functie de situatia financiara a afacerii dvs., poate fi dificil sa va asumati cheltuielile suplimentare cu software-ul telematic. Este esential sa cantariti costurile si beneficiile inainte de a lua orice decizie. Implementarea unui sistem de management al flotei poate necesita o investitie initiala semnificativa, dar probabil veti economisi pe termen lung prin reducerea costurilor cu combustibilul si optimizarea rutelor.