Un raport de cheltuieli serveste ca o inregistrare completa a cheltuielilor unei afaceri si poate acoperi un anumit departament, un anumit proiect sau chiar un angajat individual. Un raport de cheltuieli organizeaza meticulos o lista de cheltuieli si le clasifica dupa diverse criterii, cum ar fi beneficiarul si natura cheltuielilor.
Scopul principal al unui raport de cheltuieli este atat de a facilita cererile de rambursare, cat si de a simplifica procesul de depunere a declaratiilor fiscale, de a solicita deduceri fiscale si de a asigura un proces de audit fara probleme.
Pentru a gestiona eficient sanatatea financiara a afacerii tale, este esential sa ai o imagine clara a unde se duc banii tai. Esentiale pentru aceasta intelegere sunt rapoartele de cheltuieli. Aceste rapoarte ofera o imagine detaliata a cheltuielilor din cadrul afacerii dvs. Pentru o evidenta financiara precisa, este esential sa intelegeti natura rapoartelor de cheltuieli, utilizarea lor, componentele si semnificatia lor.
Ce este intr-un raport de cheltuieli?
Rapoartele de cheltuieli servesc ca instrumente vitale pentru proprietarii si managerii de afaceri, permitandu-le sa monitorizeze fluxurile financiare, ceea ce este esential pentru evaluarea situatiei financiare a companiei, identificarea oportunitatilor de economisire a costurilor si cresterea profitabilitatii. In plus, rapoartele de cheltuieli faciliteaza procesul de rambursare pentru angajatii care suporta cheltuieli aprobate legate de afaceri.
Rapoartele de cheltuieli pot varia in structura. In timp ce unele ofera o imagine de ansamblu cuprinzatoare a cheltuielilor pentru o anumita durata (cum ar fi o luna sau un trimestru), altele se concentreaza pe cheltuieli detaliate legate de un anumit angajat sau proiect. Elementele cheie ale acestor rapoarte includ:
- Data tranzactiei de cheltuieli
- Destinatarul sau vanzatorul platii
- Legarea cheltuielilor cu un anumit client sau proiect
- Suma completa de plata, cuprinzand taxele si alte taxe asociate
- Categoria sau natura desemnata a cheltuielii
Dincolo de aceste detalii primare, rapoartele de cheltuieli pot contine si adnotari referitoare la cheltuielile individuale sau la suma totala, elucidand motivul cheltuielii sau orice costuri viitoare legate de acelasi proiect sau client.
Componentele cheie ale unui raport de cheltuieli includ data la care au fost platite cheltuielile, cui s-au dus banii, cat a fost cheltuit in mod specific si tipul de cheltuiala.
Semnificatia rapoartelor de cheltuieli
Rapoartele de cheltuieli au o importanta capitala, deoarece le permit managerilor sa supravegheze activitatile financiare ale unui departament, echipa sau ale intregii organizatii, in special cheltuielile asociate cu clienti sau proiecte distincte. Pe langa faptul ca ajuta la supravegherea manageriala, rapoartele de cheltuieli asigura ca angajatii primesc rambursari pentru cheltuielile legate de afaceri pe care le-au suportat, cum ar fi calatoriile de afaceri sau divertismentul clientilor. Aplicatiile tipice ale rapoartelor de cheltuieli includ:
- Monitorizarea cheltuielilor departamentale si a fluxului de numerar general
- Determinarea marjelor de profit prin compensarea cheltuielilor cu veniturile totale
- Facilitarea rambursarilor angajatilor pentru cheltuielile de afaceri valabile
- Urmarirea costurilor legate de anumite proiecte, produse sau clienti
Utilitatea rapoartelor de cheltuieli variaza in functie de industrii, in functie de cheltuielile pe care ar trebui sa le urmariti. De exemplu, consultantii le pot folosi pentru a inregistra cheltuieli specifice clientului, in timp ce producatorii ar putea urmari costurile legate de produs. Reprezentantii de vanzari se bazeaza adesea pe ei pentru inregistrarea si reclamarea cheltuielilor de calatorie si divertisment.
Este important ca intreprinderile mici sa contabilizeze cheltuielile in toate aceste domenii, nu numai pentru a pastra inregistrari exacte pentru a solicita deduceri fiscale pentru cheltuielile de afaceri eligibile, ci si pentru a masura profitabilitatea unei companii si activitatile sale specifice.
Intocmirea unui raport de cheltuieli
La construirea unui raport de cheltuieli, scopul principal este de a identifica cheltuielile care trebuie incluse. Aceasta se poate baza pe beneficiarul, categoria de cheltuieli (tipul de cheltuieli) sau pe un anumit proiect sau client la care a fost legata cheltuiala. Sau se poate baza pe angajatul care a platit costul.
Procesul de creare a unui raport de cheltuieli este destul de simplu:
- Stabiliti ce cheltuieli doriti sa includeti in raport.
- Enumerati cheltuielile care indeplinesc criteriile dvs., inclusiv detaliile enumerate mai sus.
- Insumati cheltuielile incluse in raportul dvs.
- Adaugati note despre cheltuielile efectuate sau totalul platit.
- Data, numarul si titlul raportului in functie de ceea ce include.
Intrebari frecvente privind raportul de cheltuieli
Cine poate depune un raport de cheltuieli?
Cei care pot trimite un raport de cheltuieli variaza in functie de afacere, in functie de politica companiei si de modul in care sunt utilizate aceste rapoarte. In multe cazuri, numai managerii pot trimite rapoarte de cheltuieli, in timp ce in alte cazuri, oricine cheltuieste bani in scopuri comerciale aprobate si trebuie sa fie rambursat poate trimite unul. Uneori, oricine poate trimite un raport, dar acesta trebuie mai intai sa fie aprobat de un manager.
Ce este software-ul de raportare a cheltuielilor?
Majoritatea programelor de contabilitate pot fi folosite pentru a pregati rapoarte de cheltuieli. Tot ceea ce are nevoie software-ul este capacitatea de a exporta cheltuielile selectate, cum ar fi in functie de beneficiar, categorie, numar de cec sau alti factori. Pe langa software-ul traditional de contabilitate, exista pachete software care ajuta in mod special angajatii in cheltuielile depuse pentru rambursare. Programele de calcul tabelar precum Microsoft Excel pot fi, de asemenea, utilizate pentru pregatirea manuala a rapoartelor de cheltuieli.
Ce este considerat o cheltuiala?
O cheltuiala este orice caz in care un reprezentant al unei afaceri cheltuieste numerar pentru un scop de afaceri. Poate fi pentru a procura echipament, un serviciu sau alte lucruri. Dar – mai ales in cazul angajatilor care solicita rambursare – cheltuielile trebuie sa fie o cheltuiala reala de afaceri. Multe companii au politici stricte in acest sens, asa ca angajatii trebuie sa inteleaga aceste politici inainte de a trimite cheltuieli.
Daca cheltuielile sunt luate in considerare doar pentru rapoartele generale de cheltuieli (nu sunt legate de rambursare), atunci acesta este un subiect care trebuie discutat cu managerii financiari din cadrul companiei – scopul fiind acela de a construi rapoarte care sa prezinte managementul cu cea mai precisa si consecventa viziune asupra finantelor. a companiei sau a unui anumit departament sau linie de produse.
Ce este un raport lunar de cheltuieli?
Un raport lunar de cheltuieli detaliaza cheltuielile companiei platite pe parcursul unei luni date. Aceste rapoarte nu sunt utilizate in mod obisnuit pentru rambursarea angajatilor, ci mai degraba pentru a urmari cheltuielile companiei sau departamentului, a aloca cheltuielile unor proiecte sau clienti specifice si a compara cheltuielile cu veniturile pentru a determina profitabilitatea generala a unei companii. Aceste rapoarte sunt de obicei organizate pe categorii sau pe beneficiar si pot fi extrem de utile pentru companii pentru a coordona cerintele de planificare, bugetare si resurse.
