Cu ajutorul unei aplicatii de monitorizare pot fi tinute sub observatie activitatile desfasurate de angajati la serviciu, precum cate ore suplimentare fac peste program, ce programe folosesc pe calculator, ce site-uri viziteaza sau cat timp isi petrec pe chat.
Activitatea este legala cat timp nu priveste folosirea continutului discutiilor „observate” pentru posibile concedieri.
Monitorizarea video si a accesului la internet, controlul prin GPS al flotei auto, respectiv a activitatii pe calculator sunt metode folosite de angajatori pentru a supraveghea subalternii pe perioada petrecuta la job. Activitatea este una legala atat timp cat nu priveste culegerea, prelucrarea sau urmarirea datelor cu caracter personal, ci vizeaza durata petrecuta de catre angajat in interes personal. „Multe companii specifica in contractul de munca faptul ca angajatorul poate monitoriza modul in care sunt exploatate resursele firmei (computerele, imprimantele, telefoanele, n.r.)”, explica Dan Gurghian, business development manager Amplusnet.
Metodele de supraveghere au avansat de la simpla monitorizare video si a controlului prin GPS a masinilor de serviciu la monitorizarea accesului la internet, respectiv a activitatii pe calculator. Furnizorii de astfel de servicii spun ca cea mai des intalnita metoda folosita de catre angajatori este cea care priveste monitorizarea activitatii pe calculator, adica a e-mailurilor, a transferului de date, a imprimantelor, a aplicatiilor de tip chat sau a fisierelor pe care le foloseste angajatul.
Demotivarea subalternilor
Motivele care ii determina pe angajati sa foloseasca o aplicatie pentru supravegherea subalternilor sunt din ce in ce mai multe in vremuri in care productivitatea companiei trebuie maximizata, iar pierderile minimizate. Alexandru Molodoi, director tehnic la Gecad Net, explica necesitatea folosirii unor astfel de aplicatii de monitorizare prin dorinta managerilor de a identifica, pe de o parte, cauzele ce duc la ineficienta angajatilor, iar pe de alta parte, gradul de utilizare a aplicatiilor in cadrul companiilor pentru eficientizarea costului cu licentele. Alteori, confirmarea unor zvonuri reprezinta un alt motiv.
„Din curiozitate, voiam sa verific daca informatiile pe care le aveam cu privire la activitatea angajatilor mei erau adevarate si s-a confirmat a fi astfel”, precizeaza Ors Tamas, general manager Lynx Solution, care a aplicat un astfel de sistem in cadrul companiei sale. „Informatiile primite pe parcursul observarii au fost utile, pentru ca m-au ajutat sa optimizez activitatea petrecuta de angajat la calculator”, marturiseste Tamas.
Psihologii recomanda ca aceasta activitate sa fie transparenta pentru ca angajatii sa nu fie demotivati la descoperirea metodei. „Angajatorul ar trebui sa explice motivul folosirii unui astfel de sistem subalternilor, pentru ca mai tarziu acestia sa nu se simta mintiti si sa le spuna cat pot sta pe messenger sau pe alte site-uri ce nu au legatura cu sarcinile de lucru”, recomanda Mihail Ion Militaru, psiholog organizational.
Metoda obiectiva de evaluare
Un sondaj Gecad Net realizat in 2009, efectuat in randul a 414 manageri si responsabili IT din companiile romanesti, arata faptul ca 45,7% din respondenti utilizau in mod curent solutii software de monitorizare a angajatilor, un procent ridicat care indica adaptare la standardele occidentale de performanta. Cristian Vicol, reprezentantul Spysoft, apreciaza ca in conditiile actuale marea majoritate a firmelor doresc maximizarea potentialului de munca al angajatilor, fapt pentru care in unele luni primeste si pana la zece cereri pentru implementarea unor astfel de aplicatii. Mai mult, Dan Gurghian, din partea Amplusnet, companie cu peste 350 de clienti contractori de astfel de metode de supraveghere, considera ca motivatia vine din partea top si middle managementului, care doreste in primul rand o metoda obiectiva de evaluare a angajatilor si a resurselor din companie.
„Domeniile in care am observat o cerere mai mare pentru astfel de solutii de monitorizare a activitatii angajatilor sunt cele cu un grad de informatizare mai ridicat si care vehiculeaza volume mari de date cu caracter confidential, cum ar fi sectorul IT, cel financiar-bancar, telecom sau medical”, afirma Alexandru Molodoi. Firmele medicale, firmele de constructii, agentiile imobiliare sau firmele ce produc usi metalice sunt cateva dintre exemplele oferite de catre Cristian Vicol ca utilizatoare de astfel de metode.
Optimizarea activitatilor
O aplicatie instalata pe computer poate oferi informatii legate de productivitatea angajatilor si de comportamentul lor pe computer. Dan Gurghian completeaza ca in urma datelor furnizate de catre clienti s-au evidentiat angajati care acceseaza mai multe aplicatii de divertisment (jocuri, filme – n.r.) sau site-uri neproductive sau nepotrivite. La acestea se adauga download-ul de programe nelicentiate sau multe ore ale calculatorului fara activitate.
Preturile pentru cumpararea unei licente de supraveghere variaza in functie de pachetul ales, de numarul de angajati etc. „Pentru o companie cu 30 de calculatoare, avem o solutie care porneste de la 2.394 de dolari plus TVA”, spune Vicol. Pe de alta parte, Gurghian apreciaza pentru o firma cu acelasi numar de calculatoare un pret care porneste de la 1.000 de euro pe an.
Monitorizarea calculatorului
O aplicatie instalata pe calculatorul sau laptopul angajatilor ofera o serie de rapoarte privind activitatea acestora: prezenta, orele suplimentare, aplicatiile folosite, site-urile vizitate, documentele si fisierele in care a lucrat si timpul efectiv de munca in acestea, activitatea in aplicatii de tip chat, fara a fi monitorizat continutul.
Aplicatia ofera atat rapoarte individuale, cat si rapoarte la nivel de department si companie: topul celor mai activi angajati, cei inactivi, topul site-urilor vizitate, topul angajatilor care au petrecut cel mai mult timp online. Panoul de statistici cuprinde si un raport de productivitate, ce permite administratorului de cont sa vizualizeze procentul de productivitate a muncii, pe baza presetarilor introduse. In plus, administratorul poate seta o serie de aplicatii interzise, precum si perioada de toleranta in utilizarea acestora de catre angajati.
Abuzuri ale angajatilor
Folosirea de aplicatii software nelicentiate instalate de catre angajati;Petrecerea unei perioade bune de timp pentru jocuri (pana la doua – trei ore pe zi);Utilizarea aplicatiilor de tip chat (Yahoo messenger, MSN) mai mult de doua ori pe zi;Vizitarea site-urilor mai mult de o ora – doua ore in interes personal.
